函數使用多寡

為何許多人認為學習Excel就必須學函數或巨集，且認為Excel函數寫愈多(如IF巢狀函數)，表示Excel程度愈好，其實依據洪老師在職場26年應用Excel在工作上的經驗告訴大家，這樣認知可能有錯誤，因為函數使用愈多，即表示Excel程度愈差，員工大都在做重複性工作，愈有機會當機。你可驗證公司已買套裝軟體，卻僅是將此軟體拿來當記錄用，很少善用它拿來當資料分析，例如：公司是如何盈餘？是如何虧損？那麼為何那麼多人認為要編製報表一定會用到函數之錯誤觀念呢？
我們分成三部分來探討：

一、公司有套裝軟體或ERP系統
財務報表如損益表，我們都知道這並不是財會人員所編製出來的。買了數千萬ERP或數千元即有的套裝軟體，電腦就能編製的損益表，又為何要用Excel的函數去編製呢？那麼為何財會人員認為函數很重要？因為大家認為『電腦報表不準』。

所以才會下載ERP資料到Excel再用函數編製報表。若資料來至於有疑問的ERP資料庫，電腦程式人員所編製的財報，我們都認為不準，使用Excel函數就會準確，這是甚麼邏輯？若有相同的資料之下如代打卡(不存在的事實) Exeel函數所編製的報表就會是正確，電腦報表就不正確？那麼就是表明向老闆或會計師表達企業的財報讓人疑問？不準！甚麼原因造成電腦報表不準？成本不準？答案就是產品沒有編碼，或有編碼但沒有編碼原則。產品沒編碼原則就像在末碼加碼如A10001-01，當增加碼數之後，所有產品的碼數長度不同，電腦此時容易判斷錯誤，就如同身分證、紙鈔或發票號碼不會在末碼加碼數。假如所購置的套裝軟體或ERP不準，當初評估應該不要買套裝軟體。

所以我們所買的軟體，就僅是當成交易紀錄，因為大家認知《電腦不準》，試想我們用Excel函數會比使用數千萬的SAP還準確嗎？怎能將ERP鍵入資料都假設全對呢？就連代打卡或舞弊金額或10,000誤鍵入1,000.0都算是對的資料，實在不可思議，以及電腦報表所編製的財報，通通假設都對，實際上其成本通通不準確。這是大家認為 ERP 的財報不準，才會使用Excel函數或公式再用人工加班方式做重複性工作。

26年現場實務經驗，輪班2年半之洪嘉隆老師使用Excel函數是要確認電腦的財報數據是否正確？以及將Excel函數用來輔助整理資料。倘若財會人員僅鍵入資料，在公司可能閒著沒事做。但問題是買了 ERP 還需確認損益表是否正確，這樣對嗎？不相信ERP財報，當初就不須買ERP。

二、公司尚未有套裝軟體
如果新成立的公司尚未購置套裝軟體，當使用Excel編製報表時，當然不能鍵入二維報表，例如以下表格所示：

當鍵入此二維報表，就是樞紐分析在清單上放入橫項【欄】與縱項【列】和【值】所表達之二維報表，如果初期沒有購置套裝軟體，可以建構一維報表(Database)，其他雜項再建構二維報表，此時可能就會用到簡單的函數。
為何少用公式或函數呢？是因為資料沒有建構Database無法使用樞紐分析。另外函數容易當機，所以使用函數要用到正確的時機點上，例如一例一休或勞健保級距表(縱向為金額，橫向為扶養親屬)。

因此，在工作上直接畫二維報表再加入函數或公式，這是不正確的操作，也因為如此操作僅能算是紀錄資料，不能將資料分析，市面上約數千元之套裝軟體都能儲存記錄資料，而且還可防止資料未經允許更改。因為Excel樞紐分析並不能接受二維報表格式

知悉了解樞紐分析是動態連結到我們從ERP所下載之資料庫《放在工作簿中》，和自己所畫的二維報表之靜態不同，若老闆要分析五年的損益表，或去年和今年同季做比較，你必定要重作報表，不是嗎？

第三、直接鍵入二維報表
這是最多人將Excel當成紀錄資料之用，例如：學生功課表、學校老師鍵入班級成績表或勞健保級距表，這是正確的使用二維報表編製，因為這不需要分析，使用函數以求得我們所要的數值。可是高達99%的企業人士動不動就先鍵入二維報表，不建構Database，所以要用函數將儲存格寫上函數=等來=等去，或IF()來IF()去，幾乎不會使用樞紐分析直接編製損益表，如此之加班編製報表有何意義？如果你不信洪老師說詞，直接請問你們資訊部門，洪老師這樣說法，有何錯誤？

洪老師將某企業年虧損5億，八個月達成損益兩平，次月盈餘2,000多萬，洪老師不相信ERP的資料完全正確，完全沒錯誤或無虛假不實資料，所以能飆速查出異常資料，再使用樞紐分析統計待改善金額。因為使用Excel函數編製的損益表應該和ERP的損益表得到同樣的錯誤，這又為何重工去使用Excel之函數編製損益表呢？＃